Cómo elegir al partner ideal para tu integración con HubSpot

Ranya Barakat

febrero 08, 2022
LECTURA: 6 MIN

Escoger un aliado que te ayude a potencializar tu negocio, integrar tu tech stack y crecer exponencialmente no es una decisión que debas tomar a la ligera. No necesariamente te vas a casar con el próximo partner que elijas, pero en un mundo que va tan deprisa y con un recurso tan valioso de por medio (los datos de tus clientes), seguro que quieres que tu partner sea el más indicado para ti desde el minuto 1.

No voy a mentir. No creo que exista el partner perfecto que se adapte a todas las necesidades. Decir que una misma agencia es ideal para tratar con las necesidades de cualquier cliente es una falacia, al igual que decir que un restaurante, por más estrellas Michelin que tenga, es el lugar perfecto para todos los comensales. 

Como cualquier empresa que opere en 2022, no puedes hacerlo sin el uso de la tecnología indicada. Sin embargo, nunca antes ha habido un ecosistema tecnológico tan amplio y en rápida evolución como ahora. Prácticamente todos los días surgen nuevos jugadores con propuestas de valor que parecen únicas y muchas veces tus equipos de ventas, marketing y atención a clientes no pueden ir al ritmo de estas nuevas tecnologías porque nadie les ayuda a implementar correctamente o simplemente las soluciones que cada departamento tienen están completamente desconectadas.

Atrás han quedado los tiempos en los que un mismo proceso de marketing o venta funcionaba por años sin necesidad de cambios. El cementerio empresarial está lleno de compañías que creyeron que su flujo de ventas serviría para la eternidad y nunca actualizaron sus procesos o la forma en la que manejaban los datos del cliente. Hoy, tener un CRM no es suficiente si no lo estás explotando al máximo y, los datos que maneja tu empresa no sirven de nada si no están realmente conectados entre sistemas y áreas (si marketing ve una cosa y ventas otra fotografía completamente distinta, el proceso está completamente corrompido). 

¿Por qué necesito un partner?

Es aquí donde entra un partner para ayudar a integrar a tu empresa, desde la tecnología hasta los procesos. Los clientes demandan velocidad y una experiencia extraordinaria; no puedes perder tiempo en aprender a integrar tu tecnología tú solo. En este mundo hiperespecializado, es mejor dejar que un experto te ayude que perder el foco en hacerlo por tu cuenta. Si la desconexión entre tus datos está otorgando una mala experiencia a tus clientes, alguien más les dará una mejor y es probable que te abandonen. 

Entre más pronto puedas lograr estas integraciones, más rápido podrás mejorar la experiencia de tus clientes, más eficiente podrá ser tu operación y mejores serán los ingresos de la compañía. Bien dicen que “zapatero a sus zapatos” y en el caso de las integraciones no podría ser más cierto. Los sistemas que usas juegan con un recurso invaluable y delicado: los datos de tus clientes y los negocios que tienes con ellos. Por eso no debes dejar que cualquiera meta mano en ellos. La velocidad y facilidad con la que se integran los sistemas puede ser la diferencia entre una empresa exitosa y una que queda en el olvido. NO QUIERES ESTAR EN EL NEGOCIO DE LAS INTEGRACIONES, quieres dedicarte a tu área de experiencia.

¿Qué te da una integración exitosa?

  • Mayores ventas
  • Más clientes recurrentes
  • Implementaciones más sencillas
  • Mejor experiencia de tus clientes 
  • Datos más limpios
  • Alineación de todas tus áreas
  • KPIs medibles

Puntos que debes considerar

No todas las integraciones son iguales y, antes de elegir un partner debes saber que existen distintos tipos, lo que requiere de mayor o menor experiencia según sea el caso. Estos son algunos tipos de integraciones:

Plug and play o Out of the Box

Se trata de las más sencillas, son sistemas que prácticamente pueden integrarse con unos cuantos clics y sin necesidad de código o un desarrollo más extenso, muchas de estas están incluso en la tienda de aplicaciones del sistema que deseas integrar.

Integraciones personalizadas

Aquí puedes hacer uso de algunas plantillas y configuraciones preestablecidas, pero no es algo que puedas hacer en automático y sin ningún experto apoyándote. Desde elegir y segmentar los objetos de tus clientes en un CRM hasta agregar campos personalizados 

Flexibilidad

La información entre sistemas debe fluir sin problemas y tiene que poder moverse bidireccionalmente. Cuando solo avanza en una dirección, el resto de los sistemas quedan ciegos a algunos datos y eso puede generar alteraciones en la información.

Seguridad

Como le hemos comentado, estas integraciones trabajan con tu recurso más valioso, los datos de tus clientes, por eso debes garantizar que éstos nunca se comprometerán o estarán en riesgo. 

¿Qué buscar en un partner?

 

Que sea un buen fit

Parece obvio, pero es importante recordar que este es uno de los puntos básicos para cualquier alianza (comercial, social, por interés, etc). Si ambas partes no son las correctas para trabajar con la otra, los resultados nunca serán buenos. Creeme que como agencia hemos tenido que decir que no a algunos clientes potenciales porque sabemos que no son con quienes queremos trabajar y sabemos que aceptarlos será más contraproducente que benéfico para ambos. Saber cuándo sí y cuándo no la base desde la que debes partir. No siempre la agencia que mejores recomendaciones tiene es la correcta para ti o incluso la más grande o cara; todo dependerá de tus necesidades y cómo este partner las pueda cubrir.

Ten expectativas claras

Antes de empezar a buscar fuera un partner, necesitas saber bien qué es lo que estás buscando de éste. Es por eso que antes de comenzar con tu búsqueda debes aclarar internamente cuáles son los alcances del proyecto, quiénes participarán en él, qué esperan lograr, cuándo debe finalizarse y cómo medirán el éxito del mismo. Si no tienes claro esto puedes correr el riesgo de perderte entre la infinidad de partners que existen y terminar con uno que no sea el ideal para tu empresa.

Especialización

Cuando estás hablando de una agencia, muchas veces lo más llamativo puede ser que sean multidisciplinarios, pues estos equipos más robustos que conocen distintas plataformas parecen los más completos, sin embargo, cuando estás pensando en una integración, debes considerar que entre mejor conozcan la plataforma central a integrar (el CRM, por ejemplo), mejor. Sí, que una agencia tenga clientes en distintas plataformas parece interesante, pero lo que realmente quieres es alguien que conozca de pies a cabeza el CRM que quieres integrar; entre más especializados, mejores resultados puedes esperar de ellos pues sabrán exactamente cómo darte lo que estás buscando. 

Experiencia palpable

Aquí debes buscar una agencia que haya trabajado con empresas similares a la tuya (no necesariamente competidores tuyos, pero sí que tengan rasgos en común), esto te dará la certeza de que pueden lograr los objetivos de tu proyecto y que ya han hecho integraciones parecidas a la tuya. Si ya han trabajado con empresas de la misma industria que la tuya, tendrán conocimientos más amplios de los requerimientos de tu negocio y podrán ofrecer una visión más completa al momento de hacer la integración. Si es posible, solicita referencias de clientes anteriores con los que hayan trabajado (es común ver reseñas falsas en los sitios web, por lo que te recomiendo hacer un poco más de investigación) y casos de éxito que puedan compartirte. 

Adicional, revisa que se trate de un partner oficial de HubSpot, de preferencia de diamante en adelante. 

Certificaciones HubSpot

Adicional al punto anterior, un buen método para tener la tranquilidad de que el partner que elegiste sabe exactamente lo que hace, es revisar las certificaciones y reconocimientos que tiene por parte de HubSpot. Una de las grandes bondades de HubSpot es que se preocupa por ofrecer valor agregado a sus usuarios, por lo que constantemente capacita y entrena a las agencias con las que trabaja, así como premia los mejores exponentes. Esto también te dará una idea de qué tanto se actualiza la agencia o que tanto te ofrecerá soluciones que están uno o dos años retrasadas. Aquí podrás encontrar un listado de todas las agencias avaladas por HubSpot

Quién liderará el proyecto

Este es un punto importante en ambos frentes, el de tu empresa y su contraparte en la agencia. En primer lugar es crucial que del lado de tu equipo haya un líder de proyecto que sea responsable de la coordinación entre las distintas áreas internas y la agencia para poder hacer el levantamiento correcto de todos los requerimientos y que la integración sea un éxito. Por otro lado, es importante que conozcas bien a quien llevará el proyecto del lado de la agencia, pues muchas veces el equipo de ventas es buenísimo haciendo el pitch, pero el account manager no hace tan buen clic con tu empresa o no da el seguimiento correcto. Pide conocer al equipo completo antes de tomar una decisión.

La comunicación entre ambas partes será crucial, así que este será uno de los puntos en los que más atención debas poner. 

SLA Claros

Uno de los principales motivos de frustración y errores en la integración de tu stack tecnológico es justamente el manejo de expectativas. Si los acuerdos de nivel de servicio no están claros desde un inicio (tiempos de entrega, cronograma de proyecto, cantidad de objetos personalizables, tiempo de respuesta, entregables que darán al finalizar el proyecto, etc), puede llevar a malos entendidos entre ambos. Es importante que tengas cuidado con las empresas/agencias que tienen SLA ambiguos pues estos pueden jugar en tu contra a lo largo del camino; un partner ideal es aquel que es transparente desde el primer momento y hasta la entrega final. 

Capacitación e implementación

Por más eficiente que sea el proceso de integración, nunca puedes dar por sentado que todo fluirá de manera perfecta desde terminado el proyecto. Es por esto que el partner que elijas debe también ofrecer el servicio postintegración de soporte y ayuda con la implementación. Uno de los dolores de cabeza más grandes es tener una excelente herramienta y enterarte que no todos en tu equipo la utilizan como deberían. Cuando hagas una alianza con un partner, cerciórate que podrá darte el apoyo para garantizar el correcto uso de las herramientas y asegurar que todo funciona como debería.

No te bases en el costo

Bien dice el dicho que “lo barato sale caro” y no podría ser más cierto en el caso de una integración. Recuerda que estás alterando la base de datos de tus clientes y ese es un recurso que no debes poner nunca en riesgo. Elegir un partner que ofrezca “el mejor precio” es un camino que no querrás recorrer, esto tampoco significa que debas confiar ciegamente en la cotización más alta que recibas; solo recuerda que tu partner ideal debe cumplit con los puntos anteriormente tratados y eso tiene un costo que deberás estar dispuesto a pagar. 

Que te escuche

Lo más importante de todo es que tu partner entienda perfectamente cuáles son las necesidades del proyecto, los principales dolores y las expectativas que tienes. Antes de elegir cualquier agencia, es importante que se tomen el tiempo de saber más de tu empresa y te den la información que necesitas. 

Si ya no quieres perder tiempo, negocio y dinero por culpa de sistemas que no se hablan y buscas un partner que te ayude a crecer utilizando HubSpot, ponte en contacto con nosotros y con gusto te contaremos más acerca de nuestras integraciones. 

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Ranya Barakat

Ranya es una emprendedora con 10 años de experiencia poniendo manos a la obra y consiguiendo resultados. Se especializa en Inbound Marketing e Inbound Sales.

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