¿Cómo eficientizamos las ventas de Rentokil México con HubSpot?

Rentokil es una empresa especializada en el control de plagas con más de 100 años en el mercado con presencia en más de 80 países a nivel mundial, hoy con operaciones en 10 países de Latinoamérica, sin embargo, en México solo cuentan con 6 años de existencia pero con la ayuda de HubSpot están yendo por más. ¡Aquí la historia! Los servicios de Rentokil México incluyen: el control de plagas y una nueva línea de higiene preventiva, lanzada como respuesta a la pandemia actual; el 97% de su negocio se dirige a otras empresas, especialmente en las industrias: alimenticia, hotelera, petrolera, restaurantera y cines.

El reto

La Dirección de Rentokil en Latam tomó la decisión de adoptar una estrategia de Inbound Marketing en los 10 países donde operan, uno de los retos fue la adopción del CRM de HubSpot como parte fundamental de la nueva implementación para la gestión de leads por el área comercial. Rentokil México contaba con un CRM muy distinto al de HubSpot, por lo tanto, fue necesario adaptarse a la herramienta y aprender a usar sus principales funcionalidades.

Antes de la adopción de HubSpot, la empresa usaba distintos sistemas por lo que la información se encontraba en sitios independientes y era muy complicado hacer el seguimiento completo de lo que sucedía con cada prospecto y cada proyecto realizado por el área comercial.

La punta del iceberg comenzaba desde el desconocimiento, pues la gente en Rentokil México no sabía que era posible mejorar sus actividades de marketing para llevar leads de calidad a los vendedores. Y los ejecutivos de ventas ignoraban que existiera una herramienta que los pudiera orientar a mejorar el cierre de sus ventas… algo más que solo el instinto.

"Teníamos un CRM pero no tenía todo el flujo de la venta, por lo cual teníamos que ocupar varios sistemas para sacar la información de ventas que queríamos y después armarla." Luis Noya, Gerente de Ventas.

Los vendedores no tenían todas las herramientas necesarias para dar seguimiento a sus prospectos; desde saber si el cliente abrió la cotización, cuántas veces lo hizo, si mostró interés, etc.

Esto generaba un gran problema de trazabilidad de todos los negocios y visibilidad para el equipo directivo, pues no sabían cuáles eran las acciones que se estaban llevando a cabo con cada prospecto. Uno de los CRM existentes se utilizaba más como un formulario que como una herramienta para la gestión de contactos y nutrición de las relaciones; básicamente se usaba para dar de alta los contactos y no se tenía un seguimiento posterior.

La solución:

Se hizo el onboarding completo de HubSpot para el equipo de ventas con las siguientes acciones:

Creamos las cuentas y capacitamos al equipo de ventas acerca de su uso. A cada vendedor se le asignó una cuenta de HubSpot para que desde la plataforma realizaran sus actividades de contacto, seguimiento y cierre. Y lo mejor, es que cada acción empezó a quedar registrada para conocer el desempeño de cada ejecutivo de cuenta a lo largo del tiempo.

Instalamos los códigos de seguimiento de HubSpot. Para saber desde qué fuente provenían los prospectos, fue necesario instalar códigos de seguimiento que dieran una respuesta clara. Con esto el equipo de Rentokil México comenzó a tener un panorama más detallado del tráfico de su sitio web y esto ayudó a tomar mejores decisiones al respecto.

Migramos su base de datos actual (clientes, empresas y productos) a la plataforma de HubSpot. Detectamos la necesidad de mantener a todos los contactos (y su información) en un mismo lugar, ya que con sus sistemas anteriores era imposible darles un seguimiento preciso. Elaboramos una estrategia de migración hacia HubSpot sin interrumpir las actividades diarias y la ejecutamos con éxito.

De la mano del equipo comercial, automatizamos los procesos necesarios para crear flujos de trabajo más eficientes. La automatización fue otra función de HubSpot a la que se le empezó a sacar provecho. Creamos flujos de trabajo eficientes para el envío de recordatorios, tareas y activación de acciones para ahorrar tiempo manual y dirigir mejor los esfuerzos.

Enseñamos el uso correcto de los dashboards al equipo gerencial para dar un seguimiento oportuno a cada KPI.

Generamos mayor precisión de datos en negociación con sistemas calculados. Configuramos un sistema calculado que replica y adapta la lógica de su estructura de cotizaciones para registrar la relación de variables especificas en el negocio como: comisión, facturación, inversiones, tiempo de servicio y otras condiciones particulares en cada oferta durante los procesos de negociación.

El objetivo de esta solución fue alcanzar, mediante técnicas de optimización centradas en el conocimiento a detalle de variables involucradas en las operaciones, mayor claridad en el rendimiento del negocio.

El resultado:

Los procesos se eficientaron y se logró optimizar el tiempo de los vendedores para que se enfoquen en lo que realmente importa: vender. Esta implementación les facilitó el trabajo gracias a la posibilidad de hacer mejores planeaciones y a sistematizar sus procesos.

Otra mejora importante fue la implementación de plantillas, pues en lugar de dejar que cada vendedor se comunicara como quisiese, se unificó el tono para hablar con los prospectos, dándole mayor uniformidad al negocio.

Para el equipo gerencial también implicó una mejora en los procesos, pues dejaron de usar la intuición de los vendedores como guía, para pasar a tomar decisiones basadas en data que provee HubSpot.

"Ya no le tenemos que creer a los vendedores si hicieron la llamada o no, ya podemos verlo directamente en HubSpot. Esto nos permite asegurarnos que todos los vendedores cumplen con sus tareas". Luis Noya, Gerente de Ventas.

Tener esta claridad en cómo se mantuvieron operando los vendedores también empoderó al equipo gerencial porque así supieron si realmente conectaron con los clientes, si la presentación se envió o si la cotización se entregó en tiempo y forma. Ahora todo eso queda registrado y no hay forma de alterarlo, los gerentes comerciales ya tienen el panorama para dar seguimiento a las indicaciones que hacen a sus vendedores y asegurar que se lleven a cabo.

El impacto:

A diferencia del CRM anterior, con HubSpot la empresa puede darle un mayor seguimiento a cada cliente, pues tienen la visibilidad completa del interés que demuestra cada uno, así como la trazabilidad.

Antes, las notas se apuntaban en un cuaderno y quedaban en el olvido, ahora todo queda registrado en el mismo lugar. En estas gráficas por ejemplo, se muestra cuántos ingresos acumula la compañía en cada etapa del proceso de ventas. Al cuantificar las actividades comerciales se pudo tener mejor proyección y se conoció el crecimiento del negocio en términos de dinero.

Cada interacción a través del tiempo queda registrada y se guardan recordatorios que permiten dar continuidad. Al final del día, la implementación se resume en un ahorro significativo del tiempo.

"Apenas en mayo implementamos HubSpot, así que ¡vamos por más!". Luis Noya, Gerente de Ventas.

En esta otra gráfica, se refleja el comportamiento de los objetivos de venta, es decir, si se cumplieron (o no) y en qué fechas. Con esta información disponible, ahora Rentokil México puede detectar lo que está sucediendo con sus esfuerzos comerciales a lo largo del tiempo.

Aunque en un inicio la implementación de procesos nuevos implicó trabajo adicional, en poco tiempo se logró transformar y convertir al equipo de Rentokil México en verdaderos promotores de HubSpot. Con tecnología y el expertise de IDS Agency fue posible mejorar sus procesos de ventas y crear nuevas oportunidades de negocio en un momento histórico sumamente complicado.

Dentro de la experiencia de Rentokil México, el CRM anterior funcionaba bien y no era necesario un cambio, sin embargo, una vez que migraron a HubSpot y empezaron a usar todas las funcionalidades que la plataforma ofrece, descubrieron que un CRM debe ser mucho más que un repositorio de contactos. IDS Agency ayudó no solo a implementar la herramienta, sino a cambiar la forma de trabajar y generar clientes para esta empresa.