Qué versión del Ops Hub de HubSpot te conviene?

Lo primero que debes saber es que no existe una respuesta que funcione para todos los que leen este artículo. Eso sería simplemente imposible y, si existiera una versión superior al resto, ¿sería necesario entonces tener otras alternativas? La realidad es que la respuesta que menos quieres escuchar es que depende. Depende de las necesidades de tu empresa, del tamaño, los objetivos y muchos otros factores. Así que más que decirte cuál es la mejor alternativa para ti, lo que veremos en este artículo son las diferentes versiones y qué puede hacer cada una por ti. Una vez que cuentes con la información, será más fácil tomar una decisión. 

El Hub de Operaciones de HubSpot nació como solución para aquellas empresas con un plan de crecimiento agresivo, en las cuales comienza a haber una desconexión importante de los datos e información que maneja cada área de la empresa. De hecho, el Hub de Operaciones apenas cumplió 1 año de haber salido al mercado y ya se ha convertido en una pieza fundamental para muchas empresas en expansión.

Inicialmente diseñada con los equipos de Ingresos Operacionales en mente, la realidad es que esta es una herramienta que puede aportar gran valor a tu empresa incluso cuando no tienes un equipo de Ingresos Operacionales como tal. El equipo detrás de este nuevo software entendió que hoy más que nunca hacer un nuevo negocio no es el reto, sino lograr una escalabilidad sostenible. 

¿Por qué? Piénsalo así, una empresa comienza con una hoja en blanco, un equipo nuevo con personas estratégicas en cada puesto clave. Conforme empieza a desarrollarse el negocio, cada uno de estos líderes de área (ya sea marketing, ventas o servicio al cliente, por poner ejemplos) comienza a contratar las tecnologías que más le interesan y que seguramente le han funcionado en el pasado, sin embargo no hay una verdadera preocupación por saber qué otro programa está contratando su contraparte de otra área o cómo se integrarán estos en el futuro. Cada quien sufre de una ceguera de departamento que le impide ver el panorama completo y que, conforme la empresa crece, estos silos de información se van haciendo más grandes hasta el punto en el que la información es prácticamente incompatible; cada quien tiene su propia data y no existen kpi claros que ayuden a tomar las decisiones estratégicas de la empresa (no solo del área). 

Es este momento en el cual muchas empresas se dan cuenta de la importancia de tener un área específica dedicada a la operación general; a eficientar procesos y, sobre todo, unificar el stack tecnológico para que la data fluya de forma más orgánica y eficiente. Esta área se conoce hoy como ingresos operacionales y seguramente has escuchado hablar de ella.

Bueno, pues el Hub de Operaciones está creado específicamente para facilitar la vida de esta área, pero no exclusivamente para ellos. Existen empresas que no tienen presupuestado crear un nuevo departamento, pero que, con la herramienta correcta, podrían empezar a dar mejores resultados. Aquí es donde brilla el Hub de Operaciones.

¿Cuáles son las fortalezas del Hub de Operaciones?

1. Sincronización de datos

Se trata de una funcionalidad que permite la conexión nativa entre HubSpot y otras fuentes de datos externas de manera simple y efectiva, ahorrándote horas de exportar e importar hojas de cálculo. 

Esta funcionalidad viene supercargada para poder sincronizar más de 90 integraciones distintas que van desde herramientas de email marketing hasta ERP y una de las mayores ventajas es que a diferencia de las integraciones tradicionales que eran unidireccionales, mientras que ahora son bidireccionales, pasando información entre ambos sistemas. Además, se sincroniza constantemente y no solo al momento de activarla, manteniendo la información lo más actualizada posible.

¿Lo mejor? Estas nuevas funcionalidades están incluídas desde la versión gratuita.

2. Automatizaciones programables

Esto le da mucho mayor flexibilidad a los flujos de trabajo en HubSpot, pues permite personalizar mucho más la experiencia, adaptándose a flujos más complejos y eliminando la dependencia de adaptarse a los flujos preestablecidos por el software. 

Esto se logra a través de 3 funciones clave:

1. Acciones personalizables por código
2. Acciones en flujo por webhooks
3. Acciones personalizadas en bots

Esto puede servir para crear una automatización mucho más eficiente que permita que saques mayor provecho de la herramienta ya sea programando tus propias acciones o con ayuda de las alternativas ya existentes.

Esta funcionalidad solo está disponible a partir de la versión Professional del Hub de Operaciones.

3. Limpieza automática de base de datos

Uno de los principales dolores de cabeza de trabajar con datos es justamente el mantenimiento que requieren las bases para estar en condiciones óptimas, por eso un CRM que se “limpia” solo es algo que parece salido de un cuento de hadas. Con algunos flujos automatizados puedes crear un sistema que se mantiene a sí mismo, actualiza datos como fechas, formatos, números telefónicos y más. Permitiendo que el equipo operativo dedique su tiempo a funciones más importantes. 

La limpieza automática de datos está incluída a partir del Hub Profesional de Operaciones.

4. Conjuntos de datos

Crecer significa generalmente un aumento en la complejidad de la operación; más datos, más campos, más objetos, más kpi. Esto hace que las bases de datos se vuelvan verdaderos monstruos que necesitan ser domados por un equipo especializado para que las áreas especializadas puedan analizar la data necesaria, creando cuellos de botella y limitando la autonomía de las áreas. 

Con los conjuntos de datos puedes diseñar y curar distintas tablas para que cada usuario tenga los datos que necesita y pueda trabajar sus reportes de manera eficiente. Dándole más tiempo a tu equipo para analizar datos en lugar de pasarlo filtrando y buscando la información necesaria. 

Una ventaja adicional de los conjuntos de datos es que abren la posibilidad de calcular fórmulas directamente en los reportes de HubSpot, evitando que tengas que agregar campos adicionales a tu CRM solo con la intención de conocer mejor los ciclos y tiempos de tu empresa. 

Los conjuntos de datos son una función muy avanzada que solo podrás encontrar en el Hub Enterprise de Operaciones.

Entonces, ¿qué versión te conviene?

Plan gratuito

Una de las grandes ventajas de HubSpot es que te permite conocer sus productos a profundidad sin necesidad de comprometerte con un gran contrato de miles de dólares. De hecho, su versión gratuita es más que suficiente para muchas empresas, pues a diferencia de otros productos del mercado, la versión sin costo del Hub de Operaciones realmente no tiene letras pequeñas; sin límites de funcionalidades o funcionalidades truncas, 

Como lo mencioné antes, la versión gratuita cuenta con una de las funcionalidades más buscadas de este hub, y es justamente la sincronización de datos que trabaja de forma bidireccional. Con este pequeño cambio (que no te costará nada), puedes potencializar de manera significativa tu CRM, pues podrás mantener la información fluyendo entre distintas plataformas, evitando que se generen silos de datos o que la información se desactualice una vez que llega a tu CRM. 

Además, puedes contar con la sincronización de datos histórica también en esta versión. 

Por eso, si eres una empresa que apenas comienza o que tiene una operación sencilla todavía, probablemente puedas utilizar el Hub de Operaciones sin desembolsar ni un centavo y obtener lo que necesitas para automatizar procesos y mantener información relevante y actualizada, lo que liberará a tu equipo operativo de funciones autónomas que no aportan valor a tu empresa. 

Starter (Desde $45 al mes)

Básicamente la única diferencia entre la versión gratuita y este primer nivel con costo es la posibilidad de crear mapeo de campos personalizados. Es decir, si tu empresa tiene procesos simples que no requieren de una personalización y pueden funcionar perfectamente con los mapeos y campos que ya incluye HubSpot, puedes prescindir de ésta versión. De hecho, podrías empezar con la gratuita y probar este producto por 14 días para si realmente hay un uso adicional que puedas utilizar. 

En cambio, si tus procesos y campos se salen un poco de lo convencional, por mínima que sea esta desviación, entonces la opción Starter hace mucho más sentido para tu empresa. La ventaja, es un costo sumamente bajo para poder darle a tu mapeo de datos la forma que realmente necesitas. Solo $45 dólares al mes te darán las funciones de la versión gratuita más el mapeo de campos  personalizado.

Professional (Desde $720 al mes)

El salto entre la versión Starter y esta es mucho más grande no solo de presupuesto, sino también en funcionalidades. Como su nombre lo indica, este es un paquete que se enfoca en empresas con un mayor tamaño y cuya operación ya cuenta con un grado de complejidad considerable. 

Si tu empresa está creciendo de forma acelerada y algunos de los procesos están limitando este crecimiento, entonces invertir 720 dólares al mes puede hacer toda la diferencia. En el Hub Professional cuentas con todos los beneficios anteriormente mencionados y tu herramienta se hace más potente gracias a dos funciones principalmente; automatización y limpieza de datos. 

Con las automatizaciones programables y bots puedes darle a tus flujos una mayor agilidad detonando acciones y reacciones que ayuden a optimizar la operación de tu equipo. Por ejemplo, cuando un trato se cierra, puedes generar automáticamente una nueva propuesta para el mismo cliente pero removiendo automáticamente el precio con descuento que diste al inicio. O, puedes crear asignaciones de casos dependiendo del código postal del prospecto para que se asigne al representante de ventas de la zona. También puedes usar estas herramientas para enriquecer los registros de tu CRM cuando usas datos de aplicaciones externas y terceros. 

Además, la funcionalidad de limpieza de datos automatizada te garantiza una mejor base de datos con la cual trabajar, evitando que tus colaboradores pierdan tiempo con los clientes y prospectos equivocados.

Enterprise (Desde $2,000 al mes)

La versión más completa del Hub de Operaciones está pensada en empresas de mucho mayor tamaño con una gran cantidad de datos, pues más allá de algunas automatizaciones adicionales, donde realmente brilla este Hub es en la parte de reporteo, que es especialmente compleja cuando se trata de empresas robustas en donde todos deben tener acceso a la información pero es necesario crear conjuntos de datos especiales para que cada área pueda trabajar y analizar su información de manera eficiente. 

Pensado en compañías con organigramas robustos, la función de conjuntos de datos ayuda a hacer la información digerible, mientras que las propiedades de cálculos y estimaciones directamente en el hub ofrecen una mayor visibilidad a los líderes de área de el progreso y los retos que se avecinan en el futuro. 

Como puedes ver, la gran ventaja de los planes de HubSpot es que están diseñados justamente para ser modulares e ir creciendo con tu negocio. Además, la opción de tener una versión gratuita completamente funcional es un buen lugar para comenzar y ver si realmente es lo que necesitas (te adelanto la respuesta: probablemente sí lo necesites) y de ahí ir evolucionando a el Hub que cubra tus necesidades. 

Pero, incluso teniendo la posibilidad de contratar sin costo este software, puedes seguir teniendo dudas de si realmente es lo que necesitas o no, o puede ser que creas que algunos de los beneficios de los planes de paga no son tan necesarios cuando para tu compañía sí lo son.

Si tanta información te tiene con más dudas que respuestas, puedes agendar una llamada conmigo en donde platicaremos de la situación actual de tu empresa y hacia dónde quieren ir en el futuro para que pueda darte una asesoría personalizada de cuál es la mejor alternativa para ti y tu empresa.