Unidades de negocio o varias cuentas de HubSpot, qué te conviene

Ranya Barakat

julio 24, 2022
LECTURA: 6 MIN

Si tienes más de una marca viviendo bajo la misma empresa, seguramente uno de los principales cuestionamientos que te has hecho es cómo poder administrar y trabajar cada uno de estas y si es conveniente tenerla desde una misma cuenta de HubSpot con diferentes Business Units o definitivamente tener cuentas independientes de HubSpot para cada una. 

Y es que, una de las funciones más interesantes de HubSpot Marketing (solo en el Hub Enterprise) es precisamente la posibilidad de tener una sola cuenta madre que se divida en distintas unidades de negocio independientes, sin embargo, esto no significa que sea necesariamente la mejor opción para ti. 

Esta función permite hacer una partición absoluta de actividades pero integrando todo en un mismo CRM, lo que te permite tener gestiones independientes para marcas diferentes, pero con la posibilidad de crear campañas de cross-sell entre toda tu base de datos o siempre mantener separados los negocios.

 

¿Qué son las Unidades de Negocio de HubSpot?

Las Unidades de Negocio o Partición de cuentas de HubSpot es función exclusiva del Hub de Marketing Enterprise que, como su nombre lo indica, da la posibilidad de tener diferentes equipos y accesos para cada una de tus marcas, sin perder las ventajas de tener todo en una misma cuenta consolidada. Por ejemplo puedes llevar automatizaciones y flujos de una unidad de negocio a otra o tener gestiones completamente independientes, incluyendo páginas, estilos, blogs, llamados a la acción, campañas y mucho más.

Además, los equipos pueden dividirse en distintas jerarquías, en donde dependiendo el nivel dentro del organigrama, un colaborador puede tener acceso solamente a la información de su unidad de negocio, mientras que otros con un mayor peso en la organización pueden tener una visión más completa de las distintas unidades de negocio y administrar a los equipos.

También es una excelente solución en caso de que tu empresa sea internacional y requiera de equipos y contenidos en distintos idiomas, en donde cada unidad de negocio puede ser una región en específico, con sus propias reglas, diseño y contenidos.

 
Ventajas de tener distintas unidades de negocio

 

Datos más completos: Una de las principales ventajas de tener todo almacenado en un mismo CRM con diferentes equipos de trabajo y unidades de negocio es que hace que el compartir información sea más sencillo interempresas y que se puedan tomar las mejores prácticas e implementaciones. Además de que puedes aprovechar los los reportes y analíticos nativos de HubSpot para hacer comparaciones y medir el desempeño de cada marca en comparación.

Administración de campañas simplificado: En lugar de pasar horas organizando y preparando tus campañas, con esta funcionalidad puedes organizar a tus campañas por empresa o, expandirlas a contactos de otras unidades de negocio para crear campañas de cross-sell o up-sell de una manera simple y organizada gracias a las funciones integradas de forma nativa dentro del Hub Enterprise.

Organiza tus activos de marketing: Con las Unidades de Negocio puedes olvidarte de las nomenclaturas y nombres complejos, pues puedes tener todos tus elementos de marketing en un mismo lugar para filtrar y categorizar de forma simple para que tengas siempre la información necesaria de cada una de tus marcas a la mano.

Beneficios Enterprise: No es una ventaja per se de las Unidades de Negocio, pero para poder acceder a este beneficio requieres tener el Hub de Marketing Enterprise de HubSpot, lo que te abre la puerta a muchas otras funcionalidades que podrán ser de alto impacto para tu negocio, entre ellas la atribución de ventas multicontacto, objetos personalizables y mayor escalabilidad para tu empresa.

Desventajas de las Unidades de Negocio

 

Riesgo de contacto: Aunque la data esté bien organizada, nunca estás exento de cometer el error de comunicar una campaña no correspondiente a un cliente de otra marca, cosa que puede ser aún más grave en países donde las regulaciones de contacto son más estrictas, como lo es la Unión Europea.

No es del todo automático: Una de las principales preocupaciones al usar la partición de HubSpot es que existe un elemento de mucha manualidad en donde cada equipo y miembro tiene que ser asignado de manera individual, abriendo la puerta a que un usuario se quede sin un acceso importante a cierta información o que se abran datos a colaboradores que no deberían tener acceso. Aunque es importante recalcar que puedes crear roles específicos para hacer la asignación de manera más simple.

Una forma de solucionar esta limitante es tener a un especialista en tu equipo como master user que sea el responsable de asignar roles y crear las particiones necesarias.

La organización es clave: Como lo comentaba en el punto anterior, tener un master user que sea responsable por la asignación de roles es crucial para que esto funcione, por lo que deberás considerar 1 usuario más que se dedicará de lleno a estas tareas. Esta persona tendrá como misión tener un camino claro acerca de qué contenidos y accesos se están dividiendo y a quién se le están asignando. Una buena práactica es tener una matriz en una hoja de cálculo en donde se tenga mapeado claramente cada uno de los usuarios, permisos y accesos que se tienen; de esta forma es más sencillo hacer movimientos, agregar nuevos usuarios o sustituir funciones de aquellos ya existentes.

Se factura a una empresa: Si tienes finanzas independientes y te gusta tener tu facturación de esta manera, entonces el tener una sola cuenta con unidades de negocio independientes puede no ser la mejor opción para tu empresa, pues en lugar de poder facturar a cada una de tus empresas, recibirás un cargo global que después deberás asignar en el lugar correspondiente.

Cuentas independientes por unidad de negocio o empresa

La otra opción en el caso de que tengas más de una empresa o marca dentro de la misma organización es tener cuentas de HubSpot independientes para cada una de éstas, dándote una mayor flexibilidad de operación y autonomía con cada una, aunque perdiendo algunas de las ventajas de las Unidades de Negocio. 

El costo es algo difícil de comparar, porque dependerá de cuántas marcas pienses tener con HubSpot y cuáles serán los Hubs que tengan contratados. Pero si consideras que una licencia de Marketing Hub Professional tiene un valor de $800 dólares al mes con 2,000 clientes contactables (puedes tener más almacenados en tu CRM), mientras que el Hub Enterprise (el necesario para tener Unidades de Negocio) tiene un costo de de $3,200 dólares al mes, pero con un 10,000 clientes contactables. Así que, si tienes más de 4 marcas distintas, el contar con una licencia Enterprise hace mucho más sentido. Además, otra de la ventaja de tener tus marcas bajo la misma cuenta de HubSpot es que el adquirir más contactos también es más económico, mientras que en la versión Professional 5,000 contactos adicionales tienen un costo de 224 dólares al mes, en el Hub Enterprise obtienes el doble de contactos por tan solo 100 dólares adicionales al mes. Recuerda que en cualquiera de los dos casos, puedes tener más contactos registrados en tu CRM, pero solo estas cantidades son las que serán contactables con acciones de marketing. 

Ventajas de tener cuentas independientes

En el caso de que cuentes con 2 o 3 marcas o empresas que quieras tener en HubSpot, puede ser una alternativa menos costosa, lo que es un beneficio inicial que debes considerar. 

Además, otra de las ventajas contra tener una sola cuenta es la practicidad y facilidad de organizar a tus equipos. En lugar de necesitar un administrador global que supervise y asigne roles a cada colaborador de tu empresa y correr el riesgo de que alguna comunicación o estrategia de marketing salga en el canal equivocado, aquí puedes tener la tranquilidad de que todo se maneja por separado. Aún puedes traer algunas buenas prácticas y automatizaciones de una cuenta a otra, pero se trata de un trabajo mucho más manual. 

Desventajas de las cuentas independientes

La primera limitante de tener todo por separado es precisamente lo que para algunos podría ser beneficial y es el hecho de que no hay posibilidad de cruzar datos o tener información de distintos negocios en un mismo lugar. Pero sin duda, el tener cuentas independientes te aísla por completo de esta posibilidad, privando a tu compañía de poder cruzar reportes e información valiosa entre empresas de manera fácil y rápida. 

Otro inconveniente es la cantidad de contactos, pues como lo mencionaba antes, el costo por contacto se vuelve mucho más elevado y, peor aún, si las distintas empresas comparten una base de clientes, tendrás que administrarlos desde las diferentes cuentas, duplicando costos operativos innecesariamente.

Entonces, ¿cuál es la mejor opción para tu organización?

Al final del día todo se resume en el uso que le darás a la herramienta, el tamaño de tu organización y tus bases de datos, pero el trabajar con Unidades de Negocio puede ser una buena alternativa si:

  • Tienes una organización grande que maneja múltiples unidades de negocio o marcas
  • Tus equipos de trabajo con grandes y con distintas jerarquías 
  • Deseas tener el mismo CRM para todas las empresas y equipos de tu organización
  • Buscas optimizar tu operación al replicar la configuración de tu CRM para todos los negocios de tu organización

Es por eso que, si tienes un CRM que se comparte entre equipos y usuarios en donde cada equipo tiene sus recursos y materiales, la opción de trabajar con unidades de negocio hace sentido. Sin embargo, si tu equipo es pequeño y tu operación de marketing no tiene mucha complejidad, entonces puedes estar mejor con cuentas independientes.

Lo más importante es que, antes de tomar una decisión, tengas un buen mapeo de en dónde se encuentra tu negocio y cuáles serán los casos de uso que tendrás para la herramienta. Por ejemplo, ¿habrá un momento en el que deba compartirse datos entre empresas? De ser así y estar en una modalidad de negocios independientes, cómo se harán estos procesos. O, en el caso de que se tengan las unidades de negocio, quién tendrá acceso a qué activos e información y cómo se gestionarán las cuentas.

Durante muchos años hemos ayudado a distintas empresas a crecer su negocio utilizando HubSpot como pilar, por lo que tenemos mucha experiencia detectando fácilmente cuáles son las necesidades de cada cliente y cómo pueden explotar mejor la herramienta, ya sea a través de cuentas independientes o unidades de negocio bajo la misma cuenta Enterprise. 

Si aún tienes dudas de qué alternativa sería mejor para tu organización, agenda una llamada conmigo, platiquemos acerca de tus inquietudes y cómo deseas apalancar tu negocio utilizando HubSpot y juntos podemos encontrar el camino ideal para ti.

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Ranya Barakat

Ranya es una emprendedora con 10 años de experiencia poniendo manos a la obra y consiguiendo resultados. Se especializa en Inbound Marketing e Inbound Sales.

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