Tips para una buena migración de CRM

Una de las acciones más intimidantes por las cuáles debe pasar una empresa en expansión (o una que solo desea un cambio), es migrar de CRM sin perder nada de la data almacenada hasta el momento. No solo se trata de un cambio importante para las operaciones de tu empresa, estás atentando con uno de los recursos más importantes que tienes, la información de tus clientes.

Una buena migración no debe de ser un dolor de cabeza o un gran monstruo en la habitación, sino una decisión bien pensada que sabes que tendrá consecuencias favorables al largo plazo. Para que puedas hacer una migración lo más fluida posible, estos son algunos consejos que debes tomar en cuenta.

¿Qué es una migración de CRM?

Lo primero que debemos definir es de qué se trata esto, porque no es lo mismo cambiar de software que migrar. Un cambio sería simplemente reemplazar tu CRM existente por uno nuevo (más poderoso, escalable, económico o cualquier motivo que tengas), por una opción que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa. Y, en muchas ocasiones, cuando se habla de cambiar de softwares es simplemente hacer el reemplazo y capacitar a las áreas acerca del funcionamiento de la nueva herramienta.

Sin embargo, en el caso de una migración de CRM, no solamente se trata de un cambio de plataforma, sino de cómo puedes llevar en ese cambio toda la información y datos de tus clientes que has trabajado hasta la fecha. Al final del día, un nuevo CRM, por más potente que sea, sin el input de datos e información, no servirá de nada. Es por eso que, en el centro de una migración de CRM están los datos. 

Si ya es momento de cambiar de CRM, entonces significa que debes hacer una migración. Es por eso que, con base a nuestra experiencia migrando CRM de distintos clientes, he decidido crear una lista con consejos que debes de tomar en cuenta antes de comenzar. 

1.- Elige bien

Parece un tanto obvio, pero muchas veces la razón para migrar de CRM no es la practicidad de la nueva opción, sino la dificultad de utilizar el software actual. Esto lleva a muchas empresas a cambiar de CRM sin realmente hacer una buena investigación de cuál será su nuevo proveedor para este servicio. Como podrás ver en el siguiente artículo, una migración no es algo que debas tomar a la ligera, por lo que te garantizo que no querrás pasar por ella dos veces. Asegúrate de que el nuevo CRM se adapta a las necesidades de tu empresa de hoy y del futuro; que es modestamente sencillo de utilizar y que puede conectarse con el resto de las aplicaciones que estás utilizando.

2.- Prepara para el cambio

Uno de los principales problemas en las migraciones no viene de los datos o la plataforma como tal, sino del recurso humano. Pues en muchas ocasiones es complicado convencer a tus colaboradores que el cambio será positivo; aquellos que llevan años trabajando con el CRM anterior y se sienten cómodos utilizándolo pueden ser menos receptivos al cambio. Es por esto que una previa capacitación e inducción explicando las mejoras y no instaurando el nuevo software como una imposición pueden ser cruciales para la adopción. Recuerda que de nada servirá el mejor CRM si tus colaboradores no le dan el uso indicado.

3.- Haz una limpieza de datos

De la misma forma que una mudanza ayuda a limpiar la casa y deshacerse de algunos objetos que ya no tienen uso ni valor, una migración de CRM es un momento idóneo para poder hacer una buena depuración de tu base de clientes. De entrada, considera si migrarán a todos tus prospectos o si algunos no merecen el esfuerzo; por ejemplo, si tus ciclos de venta son de 6 meses y tienes clientes con más de 2 años sin un cierre, puedes desprenderte de él o al menos no llevarlo al nuevo CRM sino mantenerlo en un respaldo en un archivo CSV, por ejemplo. 

También es buen momento de eliminar registros duplicados, agregar datos, corregir errores de captura y analizar cada uno de los campos que hoy utilizas. 

4.- Haz un mapeo de datos

Así como la limpieza es básica, este punto también es esencial para una migración exitosa. Tu CRM puede tener algunas reglas de calificación de prospectos y contactos que se actualizan según las interacciones, sin embargo es importante que estos nuevos grupos a los que el cliente pertenece también se tengan contemplados para no perder esta nueva catalogación de clientes al hacer la migración. También es un excelente momento para hacer un inventario de los distintos objetos que utilizas y deshacerte de aquellos que solo generan ruido pero no información valiosa. 

5.- Diseña nuevos campos

Una vez que tienes mapeados tus datos, seguramente observarás que no todos los campos que tiene tu CRM actual se replican idénticamente en el nuevo software y viceversa, por lo que deberás hacer un trabajo de crear los nuevos campos en tu CRM y de una vez podrás definir el tipo de objetos de los que se trate, ya sea un drop down, casillas para rellenar, líneas de texto, etc.

6.- Crea un respaldo

Por más perfecto que sea tu plan de migración, nunca debes confiarte, al final del día, si pierdes datos durante la migración, no podrás recuperarlos. Tampoco te confíes si el partner que elegiste para ayudarte con la migración o la aplicación que estás utilizando te garantiza que no habrá pérdida de datos. Mejor tener un respaldo con toda la información antes de la migración y dormir con la tranquilidad de que incluso si la tecnología falla, tendrás todo lo que necesitas para intentarlo de nuevo. 

Recuerda que no solo es la data de tus clientes y empresas, también los documentos y adjuntos, plantillas, reportes y automatizaciones deben estar contemplados.

7.- Identifica áreas de oportunidad

La migración puede ser el momento pivotal para tomar decisiones y encontrar soluciones a problemas que lleva cargando tu equipo durante tiempo. Piénsalo como un nuevo comienzo en el que no solo estarás estrenando una nueva herramienta, sino en el que puedes retarte y a tu equipo a encontrar áreas de oportunidad que puedan cubrirse ya sea con nuevas aplicaciones o con integraciones a otras herramientas que ya utilizas. Si estás migrando de CRM es un gran momento para cuestionarte si tu forma de trabajar con el software anterior era la óptima o hay aún nuevas funciones que mejorarán la operación de tu equipo.

8.- Ten un líder de proyecto

Ya sea que trabajes con una agencia externa o lo hagas de manera interna, es importante que haya alguien en la organización asignado a este proyecto. Esta persona será responsable de asegurarse que todos los puntos mencionados anteriormente se cumplan y será quien coordine con las distintas áreas de la empresa para obtener una migración lo más limpia posible. Además, esta persona debe ser también el líder durante el proceso de implementación con toda la empresa y asegurarse de que la nueva herramienta sea bien aprovechada durante los primeros meses de uso.

9.- Haz pruebas

¿No saldrías a una autopista si revisar antes el estado del automóvil, o si? La misma precaución debes tener antes de alterar algo tan valioso como la base de datos con la que trabajarás a partir de ahora. Antes de hacer la migración final, debes realizar algunas pruebas para asegurarte de que los datos se están migrando como deberían, que los campos personalizados están funcionando de forma correcta y que no está habiendo ninguna clase de error en la integración. 

10.- Define una fecha de corte

Aunque parece un tanto obvio, es importante tener bien calendarizada la fecha en que finalmente se dejará de ingresar información en el CRM anterior y se hará la migración. A partir de este momento ya toda la información debe capturarse en el CRM nuevo y mantener el anterior como un respaldo durante los primeros meses solo como herramienta de consulta. Tener una fecha de corte clara con todo tu equipo evita que se pierdan actualizaciones durante el proceso de migración y que la migración sea lo más completa posible. 

11.- Evita cambios de último momento

Una vez que todo está mapeado, la fecha de corte lista, los recursos asignados y todo en marcha para hacer el go live de la migración debes detener cualquier impulso de hacer ajustes de último momento. Si el cambio es crítico, entonces es momento de tomar una decisión y posponer la migración hasta que quede resuelto, si es algo más sencillo (como cambiar el nombre de un campo) mejor espera a que se haga la migración y una vez terminado este proceso puedes hacer el cambio. 

12.- Haz tu migración y valida

Una vez que todas las piezas están listas para avanzar es el momento que estabas esperando. Ya que finaliza la migración, es importante hacer una última validación de que los datos se hayan cargado correctamente y todos los campos funcionen como es debido. Puedes hacer una validación manual aleatoria con algunos contactos para ver que no haya duplicados y que todo se haya integrado bien. 

13.- Ten un equipo de soporte

Ya sea que hayas decidido integrar por tu cuenta o que lo hayas hecho con un partner, contar con un soporte postintegración puede ser vital para una mejor implementación y aceptación de tu equipo. El partner te guiará en el uso de la plataforma, te brindará buenas prácticas y se hará responsable por que saques el mayor provecho de tu inversión. Busca una empresa especializada en el nuevo software que estás por implementar y asesórate con ellos durante esta importante etapa.

Siguientes pasos

Si ya terminaste este artículo probablemente es porque estás completamente seguro de que es hora de hacer una migración de CRM y quieres hacerlo de la mejor manera posible. Cada migración es distinta y debe adaptarse a las necesidades de tu empresa, desde la creación de objetos personalizados, hasta el conocimiento de la plataforma que estás por adoptar. Si aún tienes dudas acerca de tu migración, estaré feliz de ayudarte. Agenda una llamada conmigo y podemos platicar acerca de tus necesidades.