Problemas comunes con HubSpot y cómo resolverlos

Ranya Barakat

abril 25, 2022
LECTURA: 6 MIN

Si estás evaluando el cambiarte de plataforma de CRM a HubSpot, seguramente has notado que existen infinidad de blogs y artículos hablando de los problemas que la gente experimenta con esta herramienta. Es más, incluso si ya eres usuario de HubSpot, es probable que también tengas estas mismas dudas y cuestionamientos. 

Y antes de seguir con este artículo, debo confesar que soy fiel creyente de HubSpot, lo he sido desde los inicios y lo seguiré siendo por mucho tiempo; si consideras que esto me quita objetividad, puede ser que tengas razón. Sin embargo, también considero que muchos de los temas que mencionaré más adelante tienen que ver más con el uso que se le da a este CRM que con el funcionamiento per se del mismo; así como puede decirse que un martillo es una gran herramienta, pero si lo utilizas para intentar poner un tornillo, seguramente fracasarás en el intento

Así que seguramente te has cruzado con mucha información que te hace dudar de si es la herramienta correcta o no, hasta podría ser que llegaste aquí con la esperanza de convencerte de que no lo es. Y es que es muy fácil entender por qué se puede volver complicada la operación con HubSpot; al tratarse de una herramienta con tanto potencial en donde las automatizaciones juegan un papel clave, también es cierto que las configuraciones pueden no siempre ser las más sencillas y por lo tanto, percibir el valor, así como el retorno de la inversión, puede ser complicado. Cualquier CRM con el que decidas trabajar tendrá su nivel de complejidad, lo importante es qué tanto estos obstáculos pueden ser la puerta a una mayor eficiencia de tu operación, sin importar que se trate de Salesforce, HubSpot, Zoho o cualquier otra plataforma. 

Estos son algunos de los problemas que en mi experiencia utilizando e implementando HubSpot he reconocido en algunos clientes:

Es poco flexible

Si lo comparas con otros CRM, es probable que parezca que HubSpot tiene un poco más de ataduras al momento de poder personalizarlo a las necesidades de tu negocio. Mientras que otras plataformas son más flexibles, HubSpot puede ser más cuadrado, pero esto es en esencia lo que permite su escalabilidad y adopción, pues entre menos piezas móviles haya, más fácil es que crezca con una empresa en expansión. Antes de brincar a la solución, es importante que tengas claro cuáles son las necesidades de tu empresa y qué campos y categorías son las que necesitas para poder operar de forma correcta, así podrás ver si HubSpot en realidad ofrece o no alternativas para tu empresa.

Adicionalmente, gracias a los objetos personalizables, es posible ampliar la flexibilidad de todas las automatizaciones a tus requerimientos específicos. Solo es importante hacer bien el mapeo de las funciones y campos que requieres para las mismas.

No se adapta fácilmente

Idealmente, quisieras que la nueva herramienta de automatización y CRM que utilizas, se adapte a la perfección a tu proceso de ventas. Pero seamos honestos, ningún proceso es igual en dos empresas (incluso las de verticales idénticas). Lo ideal sería un plug & play, y aunque ésta es una de las mayores fortalezas de HubSpot (pues es fácil de usar y comprender) tampoco es garantía de que HubSpot puede personalizarse a tus flujos de venta únicos. 

Es importante que antes de migrar de plataforma, evalúes bien las necesidades y automatizaciones que requieres de la plataforma y te asegures que podrás adaptarlas a este CRM. Hay algunos ajustes que puedes hacer dentro de tu pipeline solo siguiendo las configuraciones disponibles, pero si realmente quieres obtener cierto comportamiento específico, será necesario apoyarte de programación y codificación, y esto tampoco garantiza que no haya posibles errores.

Esta última opción no es algo que puedas hacer sin ayuda de expertos en la plataforma, pero tampoco significa que sea algo inimaginable.

Reportería limitada 

En parte como consecuencia de los dos puntos anteriores, otro de los problemas que constantemente surgen al hablar de HubSpot es la reportería. Y es que si bien la plataforma cuenta con las funcionalidades necesarias para hacer reportes y paneles, la realidad es que a veces no cuentan con la profundidad que podrías desear o la información está dispersa en distintos reportes, por lo que termina siendo necesario acudir a otras herramientas para complementar el análisis. Si está bien configurado, la gran parte de la data transaccional y de ventas estará disponible en HubSpot y el único inconveniente será que tendrás que extraerla de distintos reportes para poder tener la visibilidad completa.

Sí, HubSpot es una de las mejores plataformas cuando se trata de analizar la data del viaje del usuario para saber qué funciona y qué no, pero una vez que sales del área de expertise de HubSpot, los reportes se tornan un poco incompletos. Para solucionar este problema, puedes utilizar Google Analytics y Search Console, que son buenos complementos de estos reportes, pero esto seguramente sucederá en cualquier otra herramienta también. 

Proyección de ingresos compleja 

Además de las dificultades con la reportería, otro de los puntos donde cojea HubSpot es en las proyecciones de ventas. Si deseas hacer algo sencillo como una proyección lineal de un flujo de venta no será del todo sencillo. Primero requerirá que agregues un estimado del peso del valor del contrato en cada una de las etapas del flujo.

Otro problema constante es lo que sucede si deseas hacer reportes en cargos recurrentes (un contrato de pagos mensuales por ejemplo), en ese caso necesitarás una solución personalizada o, lo que hacen muchos usuarios, trasladar la información a hojas de cálculo y hacer las proyecciones en esta otra plataforma. 

Y aunque cualquier área de BI está acostumbrada a trabajar en hojas de cálculo, la realidad es que depender de otras herramientas nunca es ideal porque esto siempre lleva al dilema final, cuál es la verdadera fuente de verdad de tus proyecciones, ¿HubSpot o Excel?

Es caro

Primero que nada, no lo es. Hay una gran diferencia entre caro y costoso, pues la primera no está tomando en cuenta el valor, mientras que la segunda definición sí lo hace. Un Tesla es costoso, no caro; lo mismo sucede con HubSpot y el gran éxito de usar esta herramienta está en cómo hacerla rentable desde el inicio (y esto es posible).

Lo primero que debes tomar en cuenta son todas las funcionalidades que obtienes de la plataforma, pues no solo se trata de un repositorio para tus contactos, sino un ecosistema de automatización que al corto plazo además de ahorrar costos tecnológicos, también será el aliado estratégico en la eficientización de tus procesos de venta. 

Sin embargo, es importante tomar en cuenta que para que HubSpot funcione (y sea rentable) se requiere esfuerzo de tu parte. Necesitarás alimentar la plataforma con la data necesaria, crear los contenidos indicados y diseñar una estrategia de automatización que explote al máximo las bondades de HubSpot, de lo contrario, desde ahora puedo advertirte que no verás reflejado el valor de tu inversión. 

No migrar todas las áreas 

Aunque una de las promesas de HubSpot es terminar justamente con los silos de información y ayudar a las empresas a alinear sus departamentos de marketings, ventas, operaciones y atención al cliente, no es fuera de lo común que solo sea una de estas áreas la que empiece por la migración a esta nueva plataforma mientras que el resto mantienen su operación en otros sistemas; a veces esto se hace intencionalmente como un periodo de prueba para ir adaptando a cada equipo poco a poco a HubSpot. Esto no solo no es recomendable, sino que puede ser hasta contraproducente, pues en lugar de resolver la falta de conexión entre áreas como debería ser, se crean más dependencias y menos veracidad de los datos. Si vas a migrar las operaciones y base de datos de tu empresa a un CRM como HubSpot, entre más rápido lo hagas mejor será, pues empezarás a ver los frutos de tu inversión más rápido. 

Adopción

Este es uno de los problemas más recurrentes al tratarse de HubSpot y lo curioso es que no es un error o deficiencia de HubSpot como tal, sino de las empresas que lo están adoptando. Y no, no digo que la falla esté directamente en ellos tampoco, sino la falta de un proceso de implementación correcto. 

Y es que tratar de contratar HubSpot por tu cuenta esperando que tu equipo pueda configurarlo y explicar al resto de tus colaboradores cómo usarlo no es algo que pase comúnmente. HubSpot es una herramienta intuitiva en su uso, pero esto no quiere decir que pueda dominarse de manera autodidacta. 

Además, configurar de inicio mal alguna de las funcionalidades de la herramienta puede ser muy costoso a largo plazo, recuerda que se trata de automatizaciones que mejorarán el flujo de ventas de tu equipo, pero si alguna de las reglas no se configura como debe ser, podrías estar creando una avalancha de una pequeña bola de nieve.

Finalmente, si no se cuenta con una buena estrategia de implementación, uno de los riesgos más grandes está en que los usuarios no ingresarán los datos de forma correcta, no se apalancar de las funcionalidades y terminarán subutilizando el producto, mermando considerablemente el desempeño y retorno que puedes recibir de una herramienta tan poderosa.

No hay salida 

Sí y no. Como cualquier otra alianza que haces con una herramienta (sea software o hardware), en teoría lo que deseas es que sea una relación de largo plazo, y es que atravesar todos los dolores de cabeza de una migración es algo que no deseas hacer cada semana. Sin embargo, pensar que una vez que estás con HubSpot no hay marcha atrás es un pensamiento un tanto fatalista. Si en el futuro decides que quieres probar otra solución de CRM y automatización es posible, solo es importante recordarte que tomará tiempo y probablemente ayuda de un equipo especializado; entre más adentrado estés en HubSpot, más automatizaciones y flujos tendrás que necesitarás mapear en el siguiente software y, si utilizas el CMS para sitios web tendrás que hacer ajustes en botones y ligas. 

Así que, aunque no sea la cosa más sencilla del mundo, pensar que tu compromiso con HubSpot es para la eternidad no debe ser un impedimento (aunque sí es recomendable que si vas a migrar a esta plataforma, tengas la certeza de que es realmente la solución que necesitas).

No estás solo en esto

Como ya lo habrás descubierto durante tu investigación de problemas recurrentes con HubSpot, tu empresa no será la primera ni la última en encontrarse con estas dificultades. Además de poner en acción todos los puntos anteriores, una estrategia más eficiente es aliarte con un partner de HubSpot que te ayude a crear todas las configuraciones, migraciones e implementaciones necesarias. De esta manera te aseguras de que será posible tener una adopción acelerada del CRM y que podrás contar con el respaldo de expertos en esta herramienta.

Pero antes de que corras a contratar una agencia o decidas hacerlo por tu cuenta, te recomiendo agendar una llamada conmigo, me encantará saber cuáles son tus principales problemas y dolores de cabeza, entender las necesidades de tu negocio y ayudarte a encontrar una solución que catapulte el potencial de tu negocio.

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Ranya Barakat

Ranya es una emprendedora con 10 años de experiencia poniendo manos a la obra y consiguiendo resultados. Se especializa en Inbound Marketing e Inbound Sales.

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